10 สิ่งสำคัญที่ ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ควรรู้ (things the new Project Manager should know)
คงจะดีไม่น้อยหากทุกบริษัทมีโครงการให้คำปรึกษาแบบเป็นทางการและคุณสามารถสัมผัสประสบการณ์ของผู้จัดการโครงการคนอื่น ๆ ผ่านช่องทางต่าง ๆ อย่างไรก็ตาม เรื่องน่ายินดีนี้มักจะไม่เกิดขึ้น ซึ่งเป็นผลให้ผู้จัดการโครงการหน้าใหม่ มักพบว่าตัวเองมีข้อผิดพลาดจากการเริ่มต้นทำงานครั้งแรกเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานใหม่ เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาด เราจึงมีคำแนะนำดี ๆ มาฝากผู้จัดการโครงการหน้าใหม่ ดังต่อไปนี้
1. จัดการขอบเขต
แต่ละโครงการมักมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ควรกำหนดขอบเขตหรือรูปแบบของโครงการโดยเฉลี่ย 4 รูปแบบ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
2. เรียนรู้คำศัพท์
การจัดการโครงการมีคำศัพท์เฉพาะมากมาย ตั้งแต่โครงสร้างพื้นฐาน ความเสี่ยงต่าง ๆ หากคุณเรียนรู้คำศัพท์ได้มาก ก็จะช่วยให้การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานง่ายมากขึ้น
3. ทบทวนความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
อย่าเรียนรู้ที่จะปรับปรุงหลังจบโครงการไปแล้ว เพื่อให้โครงการมีประสิทธิภาพ มั่นทบทวนกระบวนการและปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ
4. สร้างเป้าหมายร่วม
โครงการจะประสบความสำเร็จมากที่สุด เมื่อทุกคนมุ่งมั่นให้โครงการประสบความสำเร็จร่วมกัน วิธีง่าย ๆ คือ สร้าง mindmap ให้ครอบคลุมและให้เหตุผลถึงสิ่งที่คุณกำลังทำ
5. ใช้แผนระยะสั้น
แผนระยะยาวเป็นสิ่งที่น่าเบื่อหน่ายและใช้เวลานาน เพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงาน จึงควรมีแผนระยะสั้น เช่น การตรวจสอบและประเมินผลโครงการเป็นระยะ ๆ จะช่วยทำให้เห็นข้อผิดพลาดและปรับปรุงกระบวนงานให้ดีขึ้นได้
6. เรียนรู้ว่าอะไรคือ Showstopper
Showstopper ก็เหมือนกับสิ่งที่ทำให้โครงการไปไม่ถึงฝั่งฝัน ควรเรียนรู้และค้นหาให้ได้ว่าอะไรที่เป็นปัญหา และรีบลงมือแก้ไขปัญหานั้น หากยังอ่อนประสบการณ์ ให้ปรึกษากับผู้บริหาร รวมทั้งเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ อย่าแสดงความวิตกกังวลให้ทีมงานเห็น เพราะจะเกิดความวิตกกังวลตามไปด้วย
7. จัดการความเสี่ยง
อย่าละเลยที่จะจัดการกับความเสี่ยง หาวิธีที่จะทำให้เกิดความเสี่ยงเหล่านี้หายไปหรืออย่างน้อยก็ให้เกิดผลกระทบต่อโครงการน้อยที่สุด โดยใช้กลยุทธ์และแผนปฏิบัติการที่เหมาะสม
8. เรียนรู้ที่จะรับมือกับสิ่งที่ผิดพลาด
ผู้จัดการโครงการที่ดีจะต้องรับมือกับความผิดพลาดอย่างสงบ เมื่อเกิดปัญหาก็แค่ต้องยอมรับความผิดพลาด หาทางแก้ไขปัญหา อาจปรึกษาปัญหากับผู้บริหารถึงคำแนะนำในการจัดการกับปัญหา
9. เข้าใจถึงประโยชน์ที่จะได้รับ
โครงการนี้ให้ประโยชน์อะไรบ้าง ทำให้แน่ใจว่าผลประโยชน์โครงการสอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจในปัจจุบัน เพื่อให้งานออกมาคุ้มค่าที่สุด
10. ยอมรับว่างานโครงการเป็นเรื่องซับซ้อน
มันยากที่จะอธิบายถึงบทบาทของผู้จัดการโครงการ แต่จุดมุ่งหมายของผู้จัดการโครงการที่ดีคือทำให้คนอื่นทำงานของตัวเองและไม่ทำให้เกิดความผิดพลาดของงาน
ซึ่งเคล็ดลับทั้ง 10 ข้อนี้ ไม่เพียงแต่จะเป็นประโยชน์กับผู้จัดการโครงการหน้าใหม่เท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพให้กับผู้จัดการโครงการทุกคนได้ดีอีกด้วย
**ท่านที่สนใจและอยากประสบความสำเร็จ ในวิชาชีพ ด้านการบริหารงานโครงการ ดูรายละเอียดหรือสอบถามเกี่ยวกับหลักสูตร เพิ่มเติมได้ที่**
Call: 026103963
Email: training@psisolution.com
Website: www.psisolution.com
Facebook: https://www.facebook.com/PSISolutionsThailand
LINE@: @psisolutions