การบริหารเวลา (Time management skills) - ทักษะที่ช่วยให้อยู่รอด สำหรับมืออาชีพ

June 11, 2018

ทักษะการบริหารเวลาส่งผลต่อความสำเร็จของแต่ละบุคคลและทำให้คุณมีความเป็นมืออาชีพ(Professional) มายิ่งขึ้นคนที่จัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพพบว่าเป็นคนที่มีการควบคุมชีวิตได้ดีขึ้นทั้งในที่ทำงานและเวลาส่วนตัวหากคุณรู้สึกเครียดหรือมีความกดดันต่อการบริหารเวลาเทคนิคดังต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่จะช่วยให้การจัดการเวลา (time management tips) ของคุณเป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นอย่างเหลือเชื่อ

หาเวลาวางแผนก่อนบ้าง (Make a plan)

รู้หรือไม่ว่าทุกๆ 15 นาทีในการวางแผนช่วยให้คุณมีเวลาพิเศษเพิ่มขึ้นได้ง่ายมากแค่ลองใช้ “ช่วงเวลาวางแผน” ไม่ว่าจะเป็นช่วงสุดท้ายของแต่ละวันเพื่อทบทวนชีวิตวันนี้และเพื่อจัดการวางแผนชีวิตในวันถัดไปอย่างไรก็ดีควรบันทึกวางแผนลงไปในปฏิทินสมุดงานหรือสมาร์ทโฟนของคุณจะทำให้การวางแผนมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สร้างลิสต์รายการ “สิ่งที่ต้องทำ” ("to-do" list)

วิธีสร้างลิสต์รายการจะสร้างในสมาร์ทโฟนหรือในสมุดจดงานก็ได้ขึ้นกับความถนัดของแต่คนดังนี้

1. จดบันทึกรายการหรือโครงการ (Projects) ทั้งหมดที่คุณต้องทำซึ่งเป็นหัวข้อใหญ่เช่นงานสำคัญที่คุณจะพลาดไม่ได้ในวันถัดไป

2. แบ่งหัวข้อเล็กหรือกระบวนการงานที่คุณต้องทำภายใต้หัวข้อใหญ่เช่นหัวข้อใหญ่คือ “มีนัดกับลูกค้า” หัวข้อย่อยเช่นให้เลขาดูแลลูกค้าอย่างดีที่สุดสิ่งที่จะพูดกับลูกค้า

3. กำหนดวันสิ้นสุดงานทุกงานเพราะจะช่วยสร้างความรับผิดชอบและทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสำคัญของงานได้มากขึ้น

4. บันทึกรายการหรือโครงการ (Projects) ที่คุณไม่อยากจะลืมลงไปโดยอาจจะเป็นรายการที่คุณยังไม่ต้องทำในวันรุ่งขึ้นแต่คุณเองก็ไม่อยากลืมเช่นกันเช่นงานแต่งของเพื่อนที่ทำงาน

5. อย่าลืมขีดฆ่าหรือลบงานที่ทำเสร็จแล้วหรือหากเป็นสมาร์ทโฟนก็ควรใช้วิธีแจงเตือนงานเพื่อจะได้ทราบว่างานเสร็จและจดบันทึกต่อได้ว่าควรทำสิ่งใดต่อไปบ้าง

อย่าลืมกฎ 80:20 (“80:20 Rule”)

กฎ 80:20 หรือหลักการ Pareto จะทำให้คุณเห็นระหว่างการทำงานที่บ้านและที่ทำงานโดยทั่วไป 80 % ของผลลัพธ์ทั้งหมดมาจาก 20 % ของความพยายามทั้งหมดดังนั้นถ้าระบุได้ว่า 20 % ของงานมีรายการอะไรที่คุณต้องทำบ้างก็จะช่วยให้ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

ทำความเข้าใจกับกฎของสามเหลี่ยม (งบประมาณเวลาคุณภาพ, Triple Constraint)

บางครั้งคุณอาจรู้สึกว่าลูกค้าเจ้านายเพื่อนต้องการอะไรจากคุณวิธีที่ดีคือการตั้งคำถามกับพวกเขาว่า “คุณต้องการคุณภาพหรือความเร็ว” เพราะกฎของสามเหลี่ยมจะสะท้อนให้เห็นถึงความจริงของความสัมพันธ์ระหว่าง 3 ปัจจัยดังต่อไปนี้ว่า

1. คุณทำมันได้เร็วและมีคุณภาพแต่ราคาถูก

2. คุณทำได้เร็วและราคาถูกแต่คุณภาพไม่สูง

3. คุณทำได้คุณภาพสูงราคาถูกแต่ใช้เวลานาน

ซึ่งสำหรับคนทำงานทุกคนการเรียนรู้กลยุทธ์เหล่านี้ (Time Management Strategy) จะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้ดีขึ้นและสามารถทำภารกิจที่ได้รับมอบหมายได้อย่างไม่ต้องกังวลเรื่องเวลากันอีกต่อไป