วิธีในการ สื่อสารกับทีมงานในโครงการ (ในกรณีที่ไม่มีเวลาประชุม)

“ฉันจะจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างไรในเมื่อฉันไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับประชุม” หากคุณเกิดมีปัญหาเหล่านี้เรามีคำแนะนำถึงวิธีในการสื่อสารกับทีมงานในโครงการมาฝากกันซึ่งอาจจะช่วยแก้ไขปัญหาน่าปวดหัวเหล่านี้ให้กับคุณได้ง่ายๆด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

1. สร้างรายการสื่อสารขั้นต่ำ

ทำรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทั้งหมดระบุว่าใครคือคนที่คุณจำเป็นสื่อสารมากและใครที่ต้องสื่อสารน้อยหากเป็นคนที่คุณต้องการสื่อสารน้อยหรือคนที่ไม่สำคัญกับโครงการเท่าไหร่ให้คัดรายชื่อไปอยู่ในรายการสื่อสารขั้นต่ำและติดต่อถึงพวกเขาว่า “ยินดีอัพเดตทุกครั้งที่พวกเขาต้องการติดต่อกับคุณ” และให้หยุดติดต่อกับพวกเขาเพราะหากพวกเขาเหล่านั้นต้องการทราบข้อมูลเขาจะติดต่อคุณเข้ามาเอง

2. สร้างการสื่อสารพื้นฐานที่ควรต้องทราบ

ข้อมูลฐานพื้นฐานเพื่อใช้สำหรับการสื่อสารคือข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจในโครงการทำให้ทราบถึงปัญหาที่คุณต้องการสนับสนุนเพื่อขับเคลื่อนตัวโครงการให้ดำเนินต่อไปได้เพื่อความง่ายให้จดรายการที่ต้องการสื่อสารกับแต่ละกลุ่มเป้าหมายและกำหนดเป้าหมายที่ต้องการสื่อสารก่อนการสื่อสารจริง

3. ต่อสายโทรศัพท์ถึงพวกเขา

หากคุณไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือเพื่อเป็นการลดทอนความเสี่ยงในกรณีที่คุณไม่สามารถคาดเดาได้ว่าพวกเขาจะมีปฏิกิริยาอย่างไรในการเจรจาต่อหน้าทำให้ง่ายขึ้น (กลยุทธ์อย่างหนึ่งต่อการจัดการกับพฤติกรรมที่ยากลำบากของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) โดยการโทรศัพท์ถึงพวกเขาโดยตรงคนละ 15 นาทีเป็นอย่างน้อยและสื่อสารในสิ่งที่คุณต้องการออกไป

4. สร้างอีเมล์ที่น่าประทับใจ 

อีเมล์ที่ประทับใจสร้างได้ด้วยการใช้ถ้อยคำที่สั้นอ่านง่านตรงเป้าหมายเช่นงานเสร็จสิ้นในสัปดาห์นี้งานที่จะครบกำหนดในสัปดาห์หน้าสิ่งอื่นๆที่น่าสนใจนอกจากนี้การใช้สีเน้นข้อความตัวอักษรหรือข้อความสำคัญๆจะทำให้อ่านได้ง่ายขึ้นหรืออาจจะทำให้รูปแบบที่น่าสนใจขึ้นสำหรับผู้ที่ไม่ชอบอ่านอะไรยาวๆในอีเมล์

5. พยายามทำเป็นแบบ Real Times 

สร้างรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างจากแบบเดิมๆให้เป็นข้อมูลที่ปัจจุบันทันด่วนที่สุดเช่นจดหมายข่าว (ซึ่งมีจำนวนมากที่จะไม่ได้อ่าน) รายงานแบบรายเดือน (อาจอยู่ในรูปวิดีโอพรีเซนต์เทชั่น) จุดสำคัญบนภาพนิ่งซอฟแวร์ต่างๆที่ช่วยสนับสนุนการสื่อสาร 

6. สร้างวิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ 

รายงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตามข้อยกเว้นรายงานส่วนใหญ่ว่าทุกอย่างดำเนินการเรียบร้อยดีและสามารถควบคุมได้เว้นแต่จะได้รับทราบสถานการณ์อย่างอื่นซึ่งผู้ที่ได้รับข้อมูลมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูลกลับ 

ดังนั้นหากคุณเป็นคนหนึ่งที่ไม่ค่อยมีเวลาประชุมหรือไม่อยากเสียเวลาประชุมบ่อยๆอย่าลืมนำ 6 เคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้รับรองว่าช่วยแก้ไขปัญหาให้คุณได้ดียิ่งขึ้นอย่างแน่นอน

**ท่านที่สนใจและอยากประสบความสำเร็จ ในวิชาชีพ ด้านการบริหารงานโครงการ ดูรายละเอียดหรือสอบถามเกี่ยวกับหลักสูตร เพิ่มเติมได้ที่**

Call: 026103963
Email: training@psisolution.com
Website: www.psisolution.com
Facebook: https://www.facebook.com/PSISolutionsThailand
LINE@: @psisolutions