15 วิธีในที่ช่วยลดเวลาในการทำงานของคุณได้มากกว่าครึ่ง!
ไม่มีทางลัดสำหรับการจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงๆเหรอ? มันจะดีกว่าไหมถ้ามีวิธีการดีๆที่ช่วยลดเวลาในการทำงานของคุณลงได้โดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานลดลง
วันนี้ทางเราจึงได้รวบรวม 15 วิธีการที่จะช่วยย่นระยะเวลาทำงานของคุณให้น้อยลงมาฝากกันดังนี้
1. ประสานกันให้ดีก่อนเริ่มการประชุม
เพื่อให้การประชุมไม่ยืดเยื้อเวลาออกไปให้เสียเปล่าควรมีการประสานงานกับผู้เข้าร่วมประชุมด้วยวิธีการโทรศัพท์แล้วชี้แจงวัตถุประสงค์ของการประชุมสิ่งที่พวกเขามีอยู่ในมือขั้นตอนนี้จะใช้เวลาเล็กน้อยแต่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
2. เชื่อมั่นในกระบวนการ
อย่ากังวลเกี่ยวกับกระบวนการจัดการแต่ควรมีการจัดการที่เป็นขั้นตอนเพื่อที่ทุกคนสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านั้นได้
3. ใช้เทมเพลทหรือสร้างแม่แบบ (Template)
สามารถประหยัดเวลาได้ด้วยเทมเพลทที่เหมือนกันและแชร์ข้อมูลกันได้
4. ลดชิ้นงานหลายงาน
เช่นการสร้างวิดีโอพรีเซ็นท์เทชั่นไม่เพียงแต่ทำเพื่อนำเสนอลูกค้าเท่านั้นแต่ยังรวมถึงการนำเสนอได้อีกหลายเวทีซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากมาย
5. เขียนรายงาน
การใช้แพทเทิร์นรายงานการประชุมเดิมเพียงแต่เปลี่ยนวันที่และส่วนที่เปลี่ยนแปลงในรายงานช่วยประหยัดเวลาได้มากไฮไลท์เฉพาะส่วนที่มักจะเปลี่ยนแปลงจะยิ่งช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับคุณได้
6. สร้างการแจ้งเตือนแบบกลุ่ม
ระบบการแจ้งเตือนสามารถตัดค่าการแจ้งเตือนได้ทั้งแบบบนหน้าจอคอมพิวเตอร์สมาร์ทโฟนหรือโน้ตข้อความเพื่อให้คุณไม่พลาดการประชุมสำคัญ
7. ปิดป๊อปอัพ
ปิดการแจ้งเตือนระบบป๊อปอัพช่วยให้คุณไม่ฟุ้งซ่านเพราะเมื่อมีข้อความแจ้งเตือนคุณมักจะให้ความสนใจมากกว่างานตรงหน้า
8. เมื่อรับโทรศัพท์ให้ยืนขึ้น
ทดลองดูสิ! มันทำให้การสนทนาจบไวกว่าเดิมได้จริงๆ
9. ยกเลิกการสมัคร
ไม่ว่าจะเป็นการสมัครข่าวสารต่างๆบนโลกออนไลน์เพราะสิ่งเหล่านี้จะดึงเวลาไปจากงานแบบไม่รู้ตัว
10. มอบหมายงาน
มอบหมายงานคือการลดภาระที่คุณต้องแบกรับเอาไว้คนเดียวช่วยประหยัดทั้งแรงและเวลาได้จริง
11. สร้างอีเมล์กรุ๊ป
แยกจัดเก็บรายชื่อที่คุณต้องส่งข้อมูลทั้งกรุ๊ปผู้บริหารทีมงานต่างๆผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยทำให้คุณไม่พลาดส่งข้อมูลสำคัญและยังช่วยย่นระยะเวลาได้
12. ตัดเวลาการประชุม
ลองตั้งเวลาในการประชุมจะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
13. เลือกการต่อสู้
คุณไม่สามารถแบกรับทุกอย่างเอาไว้ได้เลือกที่จะแก้ไขปัญหาสำคัญจะดีกว่า
14. ใช้เช็คลิสต์
ย่นทั้งระยะเวลาและการจดจำในหัวสมองอย่างเดียวแล้วคุณจะได้เห็นระบบงานและสามารถปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้นได้
15. หยุดพัก
ให้เวลาตัวเองได้หยุดพักแล้วคุณจะมีพลังงานมากขึ้นในการทำงานอย่าทนทำงานต่อไปหากคุณรู้สึกเหนื่อยล้าเกินไป
ดังนั้นหากใครกำลังบริหารจัดการเวลาของตัวเองหรือทีมงานกันอยู่สามารถนำหลักการทั้ง 15 ข้อนี้ไปเป็นแนวทางปฏิบัติให้เหมาะสมกับงานของคุณดูได้เช่นกันรับรองเลยว่าจะช่วยลดเวลาการทำงานของคุณลงได้มากกว่าที่คิดอย่างแน่นอน
